KI-Policy Beispiel –
Muster GmbH
Dieses Beispiel zeigt, wie eine moderne KI-Richtlinie in einem Unternehmen strukturiert dargestellt werden kann. Kompakt, praktisch und verständlich – ohne Fachjargon, aber mit viel Praxisbezug.
Das kannst du in der KI-Policy erwarten
Hier findest du alle wichtigen Themen im Überblick:
Was ist KI?
Einfach erklärt, ohne Fachjargon
Was darf ich?
Klare Do's & Don'ts für den Alltag
Beispiele & Tools
ChatGPT, Copilot & Co. richtig nutzen
Hilfe & Kontakt
Bei Fragen sind wir für dich da
Warum haben wir eine KI-Policy?
Unsere KI-Policy schafft den Rahmen für den sicheren und effektiven Einsatz von KI-Tools.
Sicherheit
Wir möchten dir Leitplanken für die Nutzung von KI-Tools mitgeben – damit du diese sicher und verantwortungsvoll einsetzen kannst.
Innovation
Wir möchten dir zeigen, wie KI deine Arbeit effizienter gestalten kann – mit praktischen Tipps und bewährten Methoden.
Rechtssicherheit
Wir sorgen für die rechtlichen Rahmenbedingungen – damit du dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst.
Wettbewerbsfähigkeit & Wirtschaftlichkeit
Wir nutzen KI-Potentiale für messbare Vorteile in unserem Geschäftsbereich und schaffen damit Mehrwert für unsere Organisation.
Unternehmensziele im Bezug auf KI
Unser Hauptziel ist es, KI nutzenbringend in die Organisation zu integrieren.
KI strategisch in bestehende Geschäftsprozesse integrieren
Mitarbeitende durch Schulungen und Praxisbeispiele für KI-Einsatz qualifizieren
Durch intelligente Automatisierung Arbeitszeit für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen
Kontinuierliche Weiterbildung und Wissensaustausch zu KI-Trends fördern
Marketing, Kommunikation und Content-Erstellung durch KI-Tools optimieren
KI als strategischen Wettbewerbsvorteil nutzen und nachhaltiges Wachstum im digitalen Zeitalter sicherstellen.
Was ist KI – einfach erklärt
Diese vier Kernbereiche decken die meisten KI-Anwendungen ab.
Analyse
von Daten, Mustern, Medien etc.
Generierung
von Medien, Texten etc.
Beratung / Empfehlung
zu Aktivitäten
Optimierung / Editierung
von Inhalten
🤖 Was KI ist:
- ✓Ein mächtiges Werkzeug – für Analyse & Optimierung
- ✓Dein Assistent – unterstützt dich bei vielen Aufgaben
- ✓Kreativitätsverstärker – hilft bei neuen Ideen und Lösungen
- ✓Effizienzbooster – spart Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben
⚠️ KI kann nicht alles:
- ✕Allheilmittel sein – nutze es gezielt für passende Aufgaben
- ✕Fehlerfreie Ergebnisse – macht Fehler – überprüfe sie
- ✕Aktuelle Infos liefern – manchmal ist Websuche nötig
- ✕Dein Urteil ersetzen – du behältst die Kontrolle
Grundprinzipien des KI-Einsatzes
Unsere KI-Nutzung basiert auf sechs grundlegenden Prinzipien, die sicherstellen, dass wir KI verantwortungsvoll und im Einklang mit unseren Unternehmenswerten einsetzen.
Transparenz
Wir kommunizieren intern offen über den Einsatz von KI-Systemen und stellen sicher, dass nachvollziehbar ist, wann und wie KI eingesetzt wird.
- Klare Kennzeichnung aller KI-generierten Inhalte
- Dokumentation von KI-Entscheidungsprozessen
- Updates zu KI-Tools in Team-Meetings
- Offene Kommunikation über KI-Grenzen
- Austausch zu KI-Erfahrungen in der Praxis
Verantwortlichkeit & menschliche Aufsicht
Bei allen KI-Anwendungen bleibt der Mensch verantwortlich und behält die letztendliche Entscheidungshoheit.
- Klare Verantwortlichkeiten für KI-Anwendungen
- Menschliche Überprüfung wichtiger KI-Ergebnisse
- Menschen treffen finale Entscheidungen
- Fachexperten prüfen KI-Outputs
- Klare Eskalationswege bei Problemen
Datenschutz und Compliance
Wir gewährleisten höchste Datenschutzstandards und halten uns an die DSGVO sowie die EU KI-Verordnung.
- Keine personenbezogenen Daten in öffentlichen KI-Tools
- Datenschutz-Checks vor neuen KI-Projekten
- Sichere, lokale KI-Tools für sensible Daten
- Compliance-Audits aller KI-Systeme
- Sofortige Löschung sensibler Projektdaten
Fairness
Wir achten darauf, dass unsere KI-Systeme fair und diskriminierungsfrei funktionieren und keine Vorurteile verstärken.
- Tests auf Bias in KI-Ergebnissen
- Fairness-Prüfung durch diverse Teams
- KI-Tools verschiedener Anbieter für Balance
- Schulungen zur Erkennung von KI-Verzerrungen
- Feedback-System für problematische Outputs
Innovationsfreiheit
Wir schaffen geschützte Räume für KI-Experimente und fördern kreative Ansätze in einem kontrollierten Umfeld.
- Sichere Test-Umgebungen für neue KI-Tools
- Budget für KI-Experimente und neue Tools
- Schnelle Freigabe-Prozesse für Pilotprojekte
- Innovations-Sessions zum KI-Austausch
- Fehlertolerante Experimentier-Kultur
Kompetenzaufbau
Wir definieren und fördern die notwendigen KI-Kompetenzen für jede Rolle in unserem Unternehmen.
- Individuelle KI-Schulungspläne je Rolle
- KI-Workshops zu neuen Tools
- Mentoring-Programme für KI-Einsteiger
- Externe KI-Fortbildungen und Zertifizierungen
- Kompetenz-Tests zum Wissensstand
Wichtiger Hinweis
Diese Grundprinzipien bilden die Basis für alle weiteren Regelungen und Empfehlungen in unserer KI-Richtlinie und sollten bei allen KI-bezogenen Entscheidungen berücksichtigt werden.
Zugelassene KI-Tools
Die folgenden Tools gehören zu unserem freigegebenen Kern-Toolset („Core Tools") und sind für die unternehmensweite Nutzung zugelassen.
ChatGPT
OpenAI
Einsatzbereiche
- ›Generierung: Texterstellung und Content-Produktion
- ›Analyse: Datenauswertung und Recherche
- ›Optimierung: Code-Verbesserung und Textkorrektur
Hinweise
- •Keine vertraulichen Daten eingeben
- •Output immer überprüfen
- •Qualitätskontrolle durchführen
Microsoft Copilot
Microsoft
Einsatzbereiche
- ›Generierung: Automatische Dokumenterstellung
- ›Analyse: Datenanalyse in Excel und Teams
- ›Optimierung: Workflow-Verbesserung in Office
Hinweise
- •GitHub-Repository-Lizenzierung nutzen
- •Keine sensiblen Unternehmensdaten verarbeiten
- •Enterprise-Lizenz erforderlich
Gamma
Gamma Technologies
Einsatzbereiche
- ›Generierung: Präsentations- und Slide-Erstellung
- ›Optimierung: Design und Layout-Verbesserung
- ›Beratung: Content-Strukturierung
Hinweise
- •Corporate Design beachten
- •Inhalte vor Präsentation überprüfen
- •Markenrichtlinien einhalten
Sonix
Sonix, Inc.
Einsatzbereiche
- ›Analyse: Audio- und Video-Transkription
- ›Generierung: Untertitel und Textdokumente
- ›Optimierung: Sprachbearbeitung und -korrektur
Hinweise
- •Keine vertraulichen Gespräche transkribieren
- •DSGVO-Konformität beachten
- •Transkripte auf Genauigkeit prüfen
ElevenLabs
ElevenLabs
Einsatzbereiche
- ›Generierung: Text-to-Speech und Audio-Erstellung
- ›Optimierung: Stimmqualität und Audiobearbeitung
- ›Beratung: Sprachauswahl und Voice-Matching
Hinweise
- •Keine Stimmen ohne Einverständnis klonen
- •Urheberrechte beachten
- •Audioqualität überprüfen
HeyGen
HeyGen Inc.
Einsatzbereiche
- ›Generierung: Video- und Avatar-Erstellung
- ›Optimierung: Video-Bearbeitung und Synchronisation
- ›Beratung: Personalisierte Content-Empfehlungen
Hinweise
- •Für interne Schulungen & Marketing zugelassen
- •Persönlichkeitsrechte beachten
- •Corporate Identity einhalten
Midjourney
Midjourney, Inc.
Einsatzbereiche
- ›Generierung: Bildgenerierung und Konzeptgrafiken
- ›Analyse: Visuelle Trend- und Stilanalyse
- ›Beratung: Design-Inspiration und kreative Ideen
Hinweise
- •Nur für interne Konzept-Visualisierungen
- •Urheberrechte bei Bildern prüfen
- •Markenkonformität sicherstellen
Anwendungsbereiche
Konkrete Einsatzmöglichkeiten von KI-Tools in unserem Arbeitsalltag.
Recherche
Intelligente Informationsbeschaffung und Analyse
Content-Creation
Kreative Inhalte professionell erstellen
Dokumentenerstellung
Strukturierte Dokumente effizient verfassen
Programmierung
Code-Entwicklung und technische Dokumentation
Visualisierung
Grafische Darstellungen und Bildmaterial
Chat with your Data
Interaktive Datenanalyse und -abfrage
KI-Videoproduktion
Automatisierte Videoerstellung
Datenanalyse
Intelligente Auswertung und Mustererkennung
Medienerstellung
Automatisierte Content-Generierung
Kundensupport
Intelligente Kundenbetreuung und Service
Prompt-Bibliothek
Bewährte Prompts als Inspiration – anpassen und optimieren für beste Ergebnisse.
Freigabeprozess für die KI-Nutzung
Nutze diese Ampel als Orientierung für den sicheren Umgang mit KI-Tools. Je nach Risikostufe gelten unterschiedliche Freigabeverfahren.
Low-Risk
- •Interne Tests mit Dummydaten
- •Keine personenbezogenen Informationen
- •Kein externer Versand
- •Öffentlich verfügbare Informationen
- •Training und Weiterbildung
Frei nutzbar – keine Freigabe erforderlich
Praktische Beispiele
- – Brainstorming für Marketingideen
- – Code-Syntax Erklärungen
- – Übersetzung allgemeiner Texte
- – Erstellung von Testdaten
Medium-Risk
- •Anonymisierte reale Daten
- •Nutzung im Teamkontext
- •Potenzielle Relevanz für externe Kommunikation
- •Interne Geschäftsprozesse
- •Aggregierte Statistiken ohne Personenbezug
Fachbereichs-Review empfohlen
Praktische Beispiele
- – Analyse anonymer Kundenfeedbacks
- – Interne Prozessoptimierung
- – Erstellung von Präsentationen
- – Code-Review und -optimierung
High-Risk
- •Personenbezogene Daten
- •Betriebsgeheimnisse, Finanzdaten
- •Automatisierte Kommunikation nach außen
- •Rechtlich relevante Dokumente
- •Strategische Unternehmensdaten
Nutzung nur nach Freigabe durch KI-Expertengruppe
Praktische Beispiele
- – Verarbeitung von Kundendaten
- – Automatisierte E-Mail-Kommunikation
- – Finanzanalysen mit echten Zahlen
- – Vertragsanalyse und -erstellung
💡 Schnelle Orientierung
Disclaimer: Die Risikoeinstufung ist eine Einschätzung und muss gegebenenfalls pro Use Case genauer betrachtet werden.
KI-Antragsprozess
Strukturierter Ablauf für neue KI-Anwendungen und Tools – von der Idee zur Implementierung in wenigen Schritten.
Antrag stellen
KI-Tool Idee über das Formular einreichen
Prüfung & Bewertung
KI-Expertengruppe prüft Machbarkeit und Nutzen
Umsetzung
Bei positiver Bewertung erfolgt die Implementierung
Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 2–4 Wochen je nach Komplexität.
Deine Anwendungsfälle
Haben Sie KI-Anwendungsideen? Die KI-Expertengruppe unterstützt Sie bei der Bewertung und Umsetzung.
Kriterien für die Priorisierung
Wirtschaftlichkeit
Wie rechnet sich der Use Case?
Strategie
Wie nachhaltig ist der Profit des Use Cases?
Change-Management
Wie viel Anpassungsaufwand für Mitarbeitende?
Ethische und rechtliche Rahmenbedingungen
Der Einsatz von KI-Technologien unterliegt rechtlichen und ethischen Rahmenbedingungen. Die EU-KI-Verordnung (AI Act) gibt einen risikobasierten Regulierungsrahmen vor.
KI-Risikoklassen gemäß EU AI Act
Unannehmbares Risiko
KI-Systeme, die eine klare Bedrohung für Sicherheit, Lebensgrundlage und Rechte von Menschen darstellen.
- ›Soziale Bewertungssysteme
- ›Biometrische Echtzeit-Fernidentifikation im öffentlichen Raum
Hohes Risiko
KI-Systeme, die erhebliche negative Auswirkungen auf Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte haben können.
- ›KI für kritische Infrastrukturen
- ›Biometrische Identifikation
- ›Bewerberauswahl
Begrenztes Risiko
KI-Systeme mit spezifischen Transparenzanforderungen bei Interaktion mit Menschen.
- ›Chatbots
- ›Emotionserkennung
- ›Deepfakes
Minimales Risiko
Die Mehrheit der KI-Systeme – minimales oder kein Risiko für Bürgerrechte oder Sicherheit.
- ›KI-gestützte Videospiele
- ›Spamfilter
- ›Textverarbeitungs-KI
EU AI Act Anforderungen
Risikobasierte Pflichten, Transparenz, menschliche Aufsicht.
DSGVO-Konformität bei KI-Einsatz
Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung.
Interne Compliance-Anforderungen
Audits, Dokumentation, Schulungen.
Compliance-Check für KI-Projekte
Vor dem Start eines neuen KI-Projekts oder der Einführung eines neuen KI-Tools ist eine Compliance-Prüfung durch die KI-Expertengruppe erforderlich. Diese bewertet das Risiko und legt geeignete Schutzmaßnahmen fest.
Governance und Verantwortlichkeiten
Rollen und Verantwortlichkeiten rund um den Einsatz von KI in unserer Organisation.
Geschäftsführung
- 1Übergeordnete Verantwortung für KI-Governance
- 2Festlegung der KI-Strategie
- 3Bereitstellung notwendiger Ressourcen
KI-Expertengruppe
- 1Entwicklung und Aktualisierung der KI-Richtlinien
- 2Prüfung neuer KI-Anwendungen
- 3Beratung bei KI-bezogenen Fragestellungen
Datenschutzbeauftragte
- 1Prüfung der Compliance mit DSGVO und anderen Datenschutzgesetzen
- 2Beratung bei datenschutzrechtlichen Fragen
- 3Meldung von Datenschutzvorfällen
Mitarbeitende
- 1Einhaltung der KI-Richtlinien im Arbeitsalltag
- 2Verantwortungsvolle Nutzung von KI-Tools
- 3Meldung von Bedenken oder Verstößen
Vorfall-Meldeprozess
Bei Verstößen gegen die KI-Policy oder kritischen Vorfällen folgst du diesem strukturierten Meldeprozess.
Mitarbeitende
Vorfall identifizieren
Möglicher Verstoß gegen die KI-Richtlinie oder Bedenken zur Nutzung von KI-Tools erkannt.
Dokumentieren
Relevante Details festhalten: Systeme, Zeitpunkt, Problematik, Auswirkungen.
Melden
Expertengruppe, Administrator und Führungskraft informieren.
KI-Expertengruppe / Admin
Bearbeitung
Das Problem wird analysiert und priorisiert.
Unterstützung (Optional)
Bei Bedarf wird Hilfe angefordert, um das Problem zu lösen.
Feedback (innerhalb 24h)
Lösung und Maßnahmen werden kommuniziert; Maßnahmenkatalog aktualisiert.
Whistleblower-Schutz
Wir garantieren, dass keinerlei Nachteile für Mitarbeitende entstehen, die in gutem Glauben Bedenken melden. Meldungen können auch anonym erfolgen.
Wo findest du Hilfe?
Die häufigsten Fragen und Antworten – plus direkte Kontakte für alles andere.
Direkte Ansprechpartner
Datenschutz & IT-Support
Bei Datenschutz-Fragen oder technischen Problemen mit freigegebenen KI-Tools.
✉ datenschutz@mustergmbh.comVollständige Richtlinie herunterladen
Komplette KI-Policy als PDF
Lade dir die komplette KI-Policy als PDF herunter – strukturiert mit allen Abschnitten und Unterabschnitten in übersichtlichem Textformat.